Niełatwo jest prowadzić biznes w czasach pandemii. Choć jeszcze w styczniu wszystkie prognozy jawiły przyszłość polskiej gospodarki w jasnych barwach, sytuacja diametralnie się zmieniła wraz z epidemią COVID-19. W ciągu kilku tygodniu dziesiątki tysięcy firm przeszło na pracę zdalną. Niemal każda gałąź gospodarki, w której można było wprowadzić pracę online, została do tego błyskawicznie dostosowana. Jak zachować jednak sprawną komunikację w firmie, aby praca zdalna nie odbiła się zbytnio zarówno na relacjach między pracownikami, jak i na jakości pracy?
Jaką funkcję pełni komunikacja w firmie?
Każda doświadczony przedsiębiorca wie, że komunikacja jest kluczowa w sukcesie sprawnie działającej firmy. Jeśli chcemy, aby nasz zespół pracował jak dobrze naoliwiona maszyna, musimy jasno określić zadania, jakie mają realizować pracownicy podczas pracy zdalnej. Niezależnie od stanowiska pracownik musi wiedzieć, co należy do jego kompetencji oraz znać czas na wykonanie powierzonych mu zadań. Z racji tego, że pracujemy zdalnie, najlepiej jest umówić się na 2-3 spotkania online, które pozwolą przekazać najważniejsze informacje innym członkom zespołu. Poniedziałek może być dniem, którym przedstawiamy plany na najbliższy tydzień. W środę możemy zrobić spotkanie opisujące zarówno efekty, jak i problemy, z którymi się zmagamy. W piątek możemy natomiast podsumować to, co się w minionym tygodniu wydarzyło. Ważne, aby wypowiedzi były zwięzłe.
Zalety dobrej komunikacji
Jedną z podstawowych zalet dobrej komunikacji w firmie jest spójność działań. Jeśli jesteśmy w kontakcie z resztą zespołu, nie wchodzimy sobie wzajemnie w kompetencje, możemy poprosić o radę bardziej doświadczonych kolegów czy przedyskutować problematyczne kwestie. To wszystko pozwala przetrwać zarówno firmie, jak i pracownikom pandemie w dobrej kondycji - zarówno finansowej, jak i psychicznej. Ważne są także relacje pracownicze - duch rywalizacji dobrze wpływa na morale zespołu, a jednocześnie podtrzymuje więź między pracownikami. To szczególnie ważne w małych firmach, gdzie w biurach zwykle panuje rodzinna atmosfera. Jak najlepiej utrzymać kontakt?
Spotkania online, czyli wideokonferencje
Internetowe spotkania pozwalają nam spotkać się twarzą w twarz z całym zespołem - bez wychodzenia z domu. Wystarczy, że zdecydujemy się na jedną z platform - Google Meets, Microsoft Teams czy Skype i w kilka sekund możemy połączyć się nawet z kilkunastoma osobami w różnych częściach miasta, czy kraju. Wideokonferencje sprawiają, że kontakt między pracownikami jest żywy - za pomocą kamery i mikrofonu mogą przekazać tyle treści i ekspresji, ile mogliby przekazać na żywo. To niewątpliwie ułatwiło nam pracę online, gdyż mimo dzielących nas kilometrów możemy porozmawiać z kolegą z pokoju, przełożonym lub znajomym z innego działu. To właśnie dzięki spotkaniom online możemy podtrzymać dobrą komunikację w zespole, dzięki czemu firma dobrze prosperuje, nawet jeśli jej stacjonarne biuro jest zamknięte.